Órdenes de Cambio

Las órdenes de cambio te permiten agregar o deducir alcance de una estimación aceptada sin alterar el documento original. La estimación original permanece bloqueada como un registro limpio del acuerdo inicial, mientras que cada orden de cambio documenta qué cambió y por cuánto.

#Cuándo Usar una Orden de Cambio

Los cambios de alcance son parte normal de la construcción. Un cliente podría querer agregar una característica, mejorar los materiales o eliminar parte del alcance original. En lugar de editar la estimación aceptada (lo cual perdería el acuerdo original), creas una orden de cambio.

Cada orden de cambio es un documento separado vinculado a la estimación principal. Tiene sus propias líneas de detalle, totales y flujo de aprobación. Cuando el cliente acepta una orden de cambio, el valor revisado del contrato se actualiza automáticamente en la estimación principal.

#Crear una Orden de Cambio

Abre una estimación aceptada y haz clic en Nueva Orden de Cambio en la barra de acciones. Las órdenes de cambio solo se pueden crear desde estimaciones aceptadas — no desde borradores, estimaciones enviadas o rechazadas.

Puedes crear múltiples órdenes de cambio en la misma estimación. Cada una es independiente y se rastrea por separado. Las órdenes de cambio se numeran CO-001, CO-002, etc. dentro de la estimación principal — cada estimación tiene su propia secuencia comenzando en CO-001.

#Flujo de Estados

Las órdenes de cambio siguen el mismo flujo que las estimaciones: Borrador → Enviada → Aceptada o Rechazada. Puedes editar una orden de cambio mientras está en estado Borrador o Enviada. Una vez aceptada, se bloquea.

#Firmas

Las firmas del cliente son siempre requeridas en las órdenes de cambio. Esto se aplica independientemente de tu configuración global de firma. Antes de que cualquier cambio de alcance avance, el cliente debe firmar para confirmar que acepta el costo revisado. Esto te protege tanto a ti como a tu cliente.

#Seguimiento en la Estimación Principal

En la página de detalle de la estimación principal, una tarjeta de Órdenes de Cambio lista todas las órdenes de cambio con su número, estado y monto. La tarjeta también muestra el valor revisado del contrato — el total de la estimación original más o menos todas las órdenes de cambio aceptadas. Esto te da a ti y a tu cliente una imagen clara del costo total del proyecto a medida que evoluciona.

#Facturar Órdenes de Cambio

Puedes crear una factura directamente desde una orden de cambio aceptada. El número de factura incluye un sufijo -CO para distinguirla de la factura principal del proyecto (ej. INV-0047-CO). La factura también muestra un subtítulo indicando que es para una orden de cambio.

#Compartir, PDF y Email

Cuando un cliente ve una orden de cambio a través de un enlace compartido, ve el contexto sobre la estimación principal — incluyendo su título, número y valor original del contrato. El encabezado del PDF dice "Orden de Cambio" y hace referencia a la estimación principal. Los emails usan "Orden de Cambio CO-001" en el asunto con contexto de la estimación principal en el cuerpo.

#Sincronización con QuickBooks

Las órdenes de cambio en sí no se sincronizan con QuickBooks ya que son documentos complementarios. Sin embargo, las facturas creadas desde órdenes de cambio se sincronizan normalmente, igual que cualquier otra factura.