Órdenes de Cambio

Una orden de cambio es un bloque firmado de trabajo agregado o quitado, añadido a una factura. No es un documento propio: no tiene número, ni PDF aparte, ni enlace propio. Tu cliente la firma en la misma factura que ya tiene, y el total de la factura se mueve para incluirla.

#Cuándo usar una orden de cambio

Los cambios de alcance son parte normal del oficio. El cliente quiere agregar algo, mejorar materiales o quitar parte del trabajo cuando ya facturaste. Editar la factura no sirve cuando ya hay dinero de por medio, y una segunda factura lo obliga a sacar cuentas. La orden de cambio es la tercera opción: el trabajo extra, con precio, firmado y sumado a la misma factura.

El trabajo que tu cliente no firmó no cuenta para lo que debe. Esa es toda su seguridad.

#Crear una orden de cambio

Abre la factura y elige Agregar orden de cambio. Ponle un título, agrega las partidas y envíala a tu cliente para que la firme.

Las órdenes de cambio van solo en facturas. Un presupuesto antes de aceptarse simplemente se edita, y una vez aceptado ya está cerrado — si el trabajo todavía no está facturado, usa Crear factura en el presupuesto aceptado primero. Jobkore te lo dice en vez de esconder la acción: en un presupuesto lee «Las órdenes de cambio van en la factura. Crea la factura primero.»

Hay otros dos casos en que no se puede, para que lo sepas antes de buscar el botón:

• Una factura en borrador. No se ha enviado nada, así que no hay nada que modificar. «Esta factura aún no se ha enviado. Edita las partidas en vez de agregar una orden de cambio.»
• Una factura anulada. Un documento anulado no puede tener órdenes de cambio.

Todo lo demás se permite, incluida una factura pagada en parte o pagada por completo. Facturar trabajo extra en un trabajo que tu cliente ya pagó es el caso normal, no la excepción.

El editor

Una orden de cambio se abre como su propia pantalla completa, no como una ventana emergente, así que tienes el mismo editor de partidas que usas en la factura: catálogo, fotos, secciones, todo. Lleva un título, una Nota para tu cliente opcional que explica qué cambió y por qué, y sus partidas.

Arriba: Enviar para firma, Guardar y Eliminar. Atrás te regresa a la factura.

#Cómo se nombran las órdenes de cambio

No se numeran. Cada una dice Orden de cambio 1, Orden de cambio 2 según su posición en la factura. No hay secuencia OC-001, no hay contador por proyecto y no queda ningún hueco si empiezas una y cambias de opinión.

#Agregar y acreditar alcance

Cada partida tiene un interruptor Agregar / Crédito. Agregar es lo predeterminado. Cambia una partida a Crédito y aparece en rojo y resta del total de la orden de cambio, que es como quitas alcance.

Una sola orden de cambio puede mezclar las dos. Cambiar loseta por vinilo es una sola orden de cambio: un crédito por la loseta que ya no instalas y un agregado por el vinilo que sí.

Una orden de cambio puede quedar negativa en neto, y funciona incluso en una factura pagada por completo. La factura queda como sobrepagada y la resuelves según cómo entró el dinero:

• Pago con tarjeta o banco — devuélvele el dinero al cliente en Stripe. Jobkore ve el reembolso y regresa la factura a no pagada por su cuenta.
• Cheque, efectivo o transferencia — nunca hubo un pago de Stripe que revertir, así que edita el pago que registraste al monto que realmente te quedaste.

#Firmas

Una orden de cambio vale cuando tu cliente la firma, y no antes. Envíala con Enviar para firma y le llega un correo; también puede firmarla la próxima vez que abra la factura, porque está en el mismo enlace. Jobkore te dice cuál es: «Tu cliente la firma en INV-0047. Envía la factura y la verá ahí.»

También puedes marcarla Marcar aceptada o Rechazar tú mismo desde su fila, para el cliente que firma en papel o te lo dice por teléfono.

#Qué le hace a la factura

Las órdenes de cambio firmadas se suman a la factura y aparece un Total revisado: el trabajo original, una línea de Órdenes de cambio y el total nuevo debajo. Las pendientes y las rechazadas se listan pero no cuentan.

Tu margen y tu tasa de impuesto aplican a las partidas de la orden de cambio, igual que a cualquier otro trabajo. Un descuento que negociaste en la factura no — ese se acordó sobre el alcance original, y una orden de cambio se cotiza por su cuenta.

Si la factura tiene calendario de pagos, las filas por porcentaje se mueven con el total revisado y los montos fijos se quedan igual, y la fila final de Saldo absorbe la diferencia. El calendario siempre suma lo que se debe.

Dónde las ves

En la factura, en una sección de Órdenes de cambio debajo de las partidas: título, estado, la fecha en que se firmó y su monto, con los créditos en rojo. Toca una fila para abrirla.

En la lista de Facturas, una factura con órdenes de cambio muestra una etiqueta de «2 OC» junto a su número. La cuenta incluye todas las órdenes de cambio, sin importar su estado. Toca la etiqueta y cada orden de cambio se abre como su propia fila debajo, con su propio estado y monto; toca una fila para abrir esa orden de cambio. Solo las órdenes de cambio aceptadas cuentan en el total de la factura, así que los montos pendientes y rechazados se ven atenuados. Las mismas filas aparecen dondequiera que se listan facturas, también en la página de un cliente y la de un proyecto.

#Qué ve tu cliente

En el enlace, cada orden de cambio pendiente es su propia tarjeta debajo de los totales: su título, tu nota, sus partidas, su monto y un botón de Firmar orden de cambio. Las firmadas aparecen en línea con quién firmó y cuándo.

El PDF de la factura lleva lo mismo: una línea de Órdenes de cambio y un Total revisado debajo de los totales, y luego el Calendario de pagos. Todas las órdenes de cambio de la factura aparecen bajo ese encabezado con su título, tu nota, sus partidas y su monto, marcadas como «Firmado por Kevin el 3 de sep» o «Pendiente de firma».

Los asuntos de correo dicen «Orden de cambio en INV-0047», así que se ve de inmediato a qué trabajo pertenece.

#Sincronización con QuickBooks

Una orden de cambio no es un registro propio en QuickBooks. Cuando tu cliente firma una, la factura donde está se vuelve a sincronizar con su total nuevo, así que QuickBooks muestra lo que realmente se debe. Esto funciona en una factura que ya tiene un pago: el pago sigue aplicado y el saldo sube por el cambio.