Órdenes de Cambio

Las órdenes de cambio te permiten agregar o deducir alcance de un trabajo cuyo precio ya acordaste, sin alterar el documento original. El original permanece bloqueado como un registro limpio del acuerdo inicial, mientras que cada orden de cambio documenta qué cambió y por cuánto.

#Cuándo Usar una Orden de Cambio

Los cambios de alcance son parte normal de la construcción. Un cliente podría querer agregar una característica, mejorar los materiales o eliminar parte del alcance original. En lugar de editar el documento acordado (lo cual perdería el acuerdo original), creas una orden de cambio.

Cada orden de cambio es un documento separado vinculado al proyecto. Tiene sus propias líneas de detalle, totales y flujo de aprobación. Cuando el cliente acepta una orden de cambio, el valor revisado del contrato se actualiza automáticamente.

#Crear una Orden de Cambio

Abre un presupuesto aceptado y haz clic en Nueva Orden de Cambio en la barra de acciones.

¿Te saltaste el presupuesto? Si acordaste un precio con tu cliente y enviaste una factura directamente, abre esa factura enviada y crea la orden de cambio ahí. No necesitas volver atrás y escribir un presupuesto después.

Lo que no puedes hacer es crear una orden de cambio antes de acordar un precio — un presupuesto en borrador o rechazado, o una factura que aún no has enviado, no tiene nada que modificar.

Puedes crear múltiples órdenes de cambio en el mismo proyecto. Cada una es independiente y se rastrea por separado. Las órdenes de cambio se numeran CO-001, CO-002, etc. dentro del proyecto — cada proyecto tiene su propia secuencia comenzando en CO-001.

Empezar una desde una nota de campo

El cambio que tu cliente te acaba de pedir en la obra normalmente ya está en tus notas de campo — se lo dictaste al teléfono parado en el cuarto. No tienes que ir a buscar el presupuesto después.

Selecciona las notas en la página de Notas de Campo y empieza un documento. Jobkore te pregunta «¿Qué deseas crear?» con tres opciones — Nuevo Presupuesto, Nueva Factura y Orden de Cambio. Elige Orden de Cambio y te pregunta «¿A qué documento pertenece esta orden de cambio?», listando solo los documentos que de verdad fijaron un precio en un proyecto. En esa lista aparecen tanto los presupuestos aceptados como las facturas enviadas, porque una orden de cambio modifica el documento que fijó el contrato — y en un proyecto que facturaste directo, ese documento es la factura.

Tus notas se van con ella, así que Hank redacta el alcance modificado a partir de lo que de verdad dijiste y no de una línea en blanco. Si todavía no tienes ningún presupuesto aceptado ni factura enviada, la opción de Orden de Cambio aparece apagada y te lo dice — no hay nada registrado que modificar.

#Agregar y Acreditar Alcance

Cada partida de una orden de cambio tiene un interruptor Agregar / Crédito. Agregar es lo predeterminado. Cambia una partida a Crédito y aparece en rojo y resta del total de la orden de cambio — así es como se deduce alcance.

Una sola orden de cambio puede mezclar ambos. Cambiar azulejo por vinilo es un solo documento: un crédito por el azulejo que ya no vas a instalar, y un agregado por el vinilo que sí.

Una orden de cambio también puede quedar neta negativa, cuando quitas más de lo que agregas. Jobkore nunca cobra un monto negativo como factura propia — el dinero regresa por una factura más pequeña en el proyecto, o como un reembolso directo a tu cliente.

#Flujo de Estados

Las órdenes de cambio siguen el mismo flujo que los presupuestos: Borrador → Enviado → Aceptado o Rechazado. Puedes editar una orden de cambio mientras está en estado Borrador o Enviada. Una vez aceptada, se bloquea.

#Firmas

Las firmas del cliente son siempre requeridas en las órdenes de cambio. Esto se aplica independientemente de tu configuración global de firma. Antes de que cualquier cambio de alcance avance, el cliente debe firmar para confirmar que acepta el costo revisado.

#Seguimiento en el Documento Original

Una tarjeta de Órdenes de Cambio aparece en el documento que fijó el precio — el presupuesto aceptado, o la factura enviada si te saltaste el presupuesto. Lista todas las órdenes de cambio con su número, estado y monto.

Junto a ella hay un Resumen del Contrato, que es la aritmética viva del proyecto:

• El total original
• Cada orden de cambio aceptada, y el neto que suman — mostrado como "Original $24,000 (+$3,150 de 3 órdenes de cambio)"
• El Valor Revisado del Contrato
• Total Pagado en todas las facturas del proyecto, y el Saldo Pendiente

Solo las órdenes de cambio aceptadas mueven el valor del contrato. Las que redactaste o enviaste pero que aún no están firmadas aparecen en su propia línea de Pendiente de aprobación, identificadas por número, para que un montón de cambios sin firmar nunca infle en silencio lo que crees que vale el trabajo.

Cómo se ve en tus listas

En cuanto se acepta una orden de cambio en un proyecto, el monto en la fila del presupuesto — en la lista de Presupuestos, en el panel, en la página del cliente — pasa a ser el valor revisado del contrato. Ya no es la cifra que cotizaste al principio.

Por eso la fila lleva un contador chico al lado, que dice 1 OC o 3 OC. Esa etiqueta es el aviso: el número junto a ella es un acumulado y hay documentos detrás. Toda orden de cambio cuenta ahí sin importar su estado — redactada, enviada, firmada, rechazada. En las listas de presupuestos y de clientes el contador es un control: tócalo y las órdenes de cambio se despliegan debajo de la fila. En el panel es solo una etiqueta, porque ahí no se despliega nada.

El contador no te dice cuáles órdenes de cambio están firmadas ni cuánto valen. Tócalo para ver el desglose.

#Facturar Órdenes de Cambio

Puedes crear una factura directamente desde una orden de cambio aceptada. El número de factura incluye un sufijo -CO para distinguirla de la factura principal del proyecto (ej. INV-0047-CO). La factura también muestra un subtítulo indicando que es para una orden de cambio.

#Compartir, PDF y Email

Cuando un cliente ve una orden de cambio a través de un enlace compartido, ve el contexto del documento que modifica — su título, número y valor original del contrato — ya sea un presupuesto o una factura. El encabezado del PDF dice "Orden de Cambio" y hace referencia a ese documento, y los emails usan "Orden de Cambio CO-001" en el asunto con el mismo contexto en el cuerpo.

#Sincronización con QuickBooks

Las órdenes de cambio en sí no se sincronizan con QuickBooks ya que son documentos complementarios. Sin embargo, las facturas creadas desde órdenes de cambio se sincronizan normalmente, igual que cualquier otra factura.

#Cuándo Se Asigna el Número

El formulario muestra el siguiente número de orden de cambio — CO-002, por ejemplo — como una sugerencia, antes de que te hayas comprometido a nada. El número no se toma de verdad hasta que envías la orden de cambio o la marcas como enviada.

Así que empezar una y abandonarla no cuesta nada y no deja hueco en la secuencia. Tus órdenes de cambio van CO-001, CO-002, CO-003 sin que falte ninguna, que es lo que quieres cuando un cliente o un ajustador lee el conjunto.