Facturas

Las facturas son la forma en que te pagan. Crea una factura desde cero o convierte un presupuesto aceptado, luego envíala a tu cliente para el cobro. Jobkore rastrea pagos, calcula saldos y marca facturas vencidas automáticamente.

#Crear una Factura

Para crear una nueva factura, haz clic en Facturas en la barra lateral, luego en Nueva Factura. También puedes usar el botón de acción rápida en el Panel de Control.

Campos básicos

El formulario de factura comparte todas las mismas funciones que el formulario de presupuesto — líneas de detalle, secciones, descuento, depósito, markup, configuración de visualización, impuestos, notas, términos y archivos adjuntos. Consulta el artículo de Presupuestos para detalles sobre estas funciones.

#Numeración de Facturas

Las facturas usan el formato INV-NNNN (ej. INV-0001, INV-0002) y se incrementan automáticamente con cada nueva factura, independientemente de los presupuestos.

Las facturas creadas desde órdenes de cambio incluyen un sufijo -CO (ej. INV-0047-CO) para distinguirlas de las facturas estándar. Consulta Órdenes de Cambio para más detalles.

#Varias Facturas en un Mismo Proyecto

Un proyecto no está limitado a una sola factura. Cobra un anticipo al inicio, avances conforme progresa la obra, y un saldo al final — son facturas separadas, cada una con su propio número, estado y pagos, todas pertenecientes al mismo proyecto.

Cada factura pertenece a un proyecto. Un proyecto es un trabajo, y Proyectos es una pantalla del menú principal — al abrir uno, el presupuesto, sus órdenes de cambio, todas las facturas y lo que les debes a tus subcontratistas quedan en una sola vista. Ahí es donde las órdenes de cambio numeradas por proyecto, un valor de contrato que refleja las órdenes de cambio aceptadas y un saldo que abarca todas las facturas de la obra se suman juntos, en lugar de armarse documento por documento. Consulta Proyectos.

#Estados de la Factura

Cada factura tiene un estado que rastrea dónde se encuentra en el ciclo de pago:

#Página de Detalle de la Factura

La página de detalle de la factura muestra toda la información sobre una factura individual, incluyendo datos del cliente, líneas de detalle, totales, historial de pagos, notas, términos y archivos adjuntos.

Si la factura se creó desde una orden de cambio, se muestra un subtítulo indicando el número de orden de cambio asociado.

Barra de acciones

La barra de acciones proporciona todas las acciones disponibles para la factura actual:

• Editar — abre la factura en el editor (solo Borrador y Enviado)
• Registrar Pago — registra un pago recibido del cliente
• Enviar — envía la factura por email al cliente
• Compartir — obtén un enlace para compartir
• Descargar PDF — descarga la factura como PDF
• Duplicar — crea una copia como nuevo borrador
• Anular — cancela la factura (solo Enviada y Pagada)
• Eliminar — elimina permanentemente la factura. Los borradores siempre; una factura anulada también, siempre que no tenga pagos, no se haya sincronizado con QuickBooks y nunca haya llegado al cliente. Cuando eliminar se rechaza, Jobkore te dice por qué y te apunta a Archivar.
• Archivar — guarda una factura anulada fuera de tu lista de trabajo. Solo las facturas anuladas se pueden archivar, y solo una vez. Es la forma recomendada de despejar un error demasiado enredado para eliminarlo.

#Registrar Pagos

Para registrar un pago, haz clic en Registrar Pago en la página de detalle de la factura. Ingresa los detalles del pago:

Cuando los pagos totales igualan el total de la factura, la factura cambia automáticamente al estado Pagado. Se envía automáticamente un email de recibo de pago al cliente confirmando el pago.

#Pagos Parciales

Jobkore soporta múltiples pagos por factura. Si un cliente paga en cuotas, registra cada pago a medida que llegue. La página de detalle de la factura muestra:

• Una lista de todos los pagos recibidos, con fecha, monto, método y referencia
• El total pagado hasta el momento
• El saldo pendiente

En cuanto entra el primer pago, la factura aparece como Pago parcial hasta que el saldo llegue a cero, momento en el cual pasa a Pagado. Si además está pasada de su fecha de vencimiento, se mostrará como Vencida.

#Editar Después de un Pago

En el momento en que una factura tiene un pago encima, deja de ser editable libremente. Pero Jobkore no bloquea el documento entero — juzga cada campo por separado, en tres niveles.

Bloqueado por completo

Todo lo que mueve lo que se debe, o lo que se acordó: el cliente, las partidas, las secciones, la tasa de impuesto, el descuento, el anticipo, el markup general, y si cubres la comisión de la tarjeta. También los términos de pago, la fecha de emisión, la ubicación de la obra, y los interruptores de mostrar tarifa / cantidad / totales por partida — esos cambian el documento que tu cliente está viendo de formas que podría notar y disputar.

Siempre permitido

El título y las notas. Ninguno puede alcanzar el total, así que ninguno vale la pena congelar.

Permitido en un solo sentido

La fecha de vencimiento y las opciones de pago en línea pueden moverse, pero solo en la dirección que favorece al cliente. A alguien que pagó la mitad y pide dos semanas más se le pueden dar; no se le puede dar menos tiempo del que ya tenía.

Si el monto realmente tiene que cambiar, eso es una orden de cambio o una factura nueva, no una edición.

#Eliminar Pagos

Los pagos registrados manualmente se pueden eliminar desde el historial de pagos en la página de detalle de la factura. Si eliminas un pago que llevó la factura al estado Pagado, la factura vuelve al estado Enviado.

Los pagos de Stripe (tarjeta de crédito, ACH) no se pueden eliminar directamente. Para eliminar un pago de Stripe, necesitas procesar un reembolso a través de Stripe primero. Consulta el artículo de Pagos en Línea para detalles sobre reembolsos.

#Pagos en Línea

Con Stripe Connect, tus clientes pueden pagar facturas en línea usando tarjetas de crédito, transferencia bancaria ACH o billeteras digitales (Apple Pay y Google Pay en dispositivos compatibles). Los pagos se registran automáticamente y el estado de la factura se actualiza en tiempo real. Consulta el artículo de Pagos en Línea para detalles completos sobre configuración y uso.

#Seguimiento de Vencidos

Jobkore marca automáticamente las facturas como vencidas cuando su fecha de vencimiento ha pasado y el saldo no se ha pagado completamente. Las facturas vencidas se resaltan con una insignia naranja y aparecen en una pestaña dedicada de Vencidas en la página de lista de facturas.

Recordatorios automáticos

Jobkore puede enviar emails de recordatorio automáticos a clientes con facturas vencidas. Los recordatorios tienen un período de espera de 3 días para evitar enviar demasiados emails. El email de recordatorio incluye un enlace para ver y pagar la factura en línea.

#Anular una Factura

Puedes anular una factura que ha sido Enviado o Pagado haciendo clic en Anular en la barra de acciones. Antes de anular, todos los pagos deben ser eliminados de la factura. Los pagos registrados manualmente se pueden eliminar directamente. Los pagos de Stripe deben ser reembolsados a través de Stripe primero.

Anular también queda bloqueado cuando una factura fijó el valor del contrato de su proyecto y ese proyecto tiene órdenes de cambio activas — las órdenes de cambio están cotizadas contra ella. Cualquier otra factura del mismo proyecto (un anticipo, un avance) se anula sin problema.

Un diálogo de confirmación advierte que la anulación no se puede deshacer. Las facturas anuladas permanecen en tus registros como referencia pero se excluyen de los cálculos de ingresos.

Si tienes QuickBooks conectado, anular una factura en Jobkore también la anulará en QuickBooks automáticamente.

#Convertir desde Presupuestos

La forma más rápida de crear una factura es convertir un presupuesto aceptado. Abre el presupuesto aceptado y haz clic en Crear Factura. La nueva factura hereda todos los campos del presupuesto:

• Líneas de detalle y secciones
• Descuento, depósito y markup
• Tasa de impuesto
• Notas y términos
• Archivos adjuntos
• Configuración de visualización

Puedes editar cualquiera de estos campos en la factura antes de enviarla. La factura está vinculada al presupuesto original, lo cual es visible en las páginas de detalle del presupuesto y la factura.

#Duplicar Facturas

Haz clic en Duplicar en cualquier factura para crear una nueva copia en borrador. Esto es útil para trabajos recurrentes — por ejemplo, si facturas al mismo cliente mensualmente por los mismos servicios, duplica la factura del mes pasado y actualiza los detalles según sea necesario.