Proyectos

Un proyecto es un trabajo. Proyectos es una pantalla del menú principal, arriba de Presupuestos — al abrir uno, el presupuesto, sus órdenes de cambio, todas las facturas y lo que les debes a tus subcontratistas quedan en una sola vista.

#Qué Es un Proyecto

Un proyecto es la obra, no el papeleo. La cocina de los Henderson es un proyecto. El presupuesto que enviaste en marzo, la orden de cambio por el cambio de azulejo, la factura del anticipo, los dos avances y el saldo final son documentos dentro de él.

El proyecto es opcional. La mayor parte del trabajo es un trabajo en sí mismo — una visita, un precio, una factura — y nunca necesita uno, así que un presupuesto o una factura nuevos no pertenecen a ningún proyecto a menos que tú lo indiques. Cuando el trabajo sí va junto, pertenece exactamente a un proyecto; un documento nunca está en dos.

#Crear un Proyecto

Un proyecto solo se crea porque tú lo pediste, y siempre lleva un nombre que tú escribiste. Hay cuatro maneras de crearlo.

Nuevo proyecto en la pantalla de Proyectos crea uno desde el inicio. Ponle nombre — "Cocina Henderson" — y empieza a agregarle trabajo.

El campo en un presupuesto o factura nuevos dice "Sin proyecto" al principio. Déjalo así para el trabajo suelto de siempre, o elige un proyecto existente para archivar el documento en él. Al elegir uno también se llenan el cliente y la ubicación de abajo.

Agregar al proyecto, en un documento que ya enviaste o que ya te pagaron. Ábrelo, elige Agregar al proyecto y elige un trabajo existente o ponle nombre a uno nuevo. Así una reparación de $200 que se convierte en la remodelación de un baño pasa a ser un trabajo sin que lo hubieras sabido desde el principio.

Al crear una orden de cambio sobre trabajo que todavía no tiene proyecto, se te pide ponerle nombre, porque una orden de cambio modifica un precio acordado y ese precio vive en el proyecto.

Para cambiarle el nombre a un proyecto, ábrelo y haz clic en Cambiar nombre en la barra de acciones.

#Los Números de un Proyecto

Cuatro cifras están arriba en cada proyecto, y una más aparece en el desglose de abajo.

Valor del contrato, Facturado, Cobrado, Pendiente y Sin facturar se calculan a partir de los documentos del proyecto. Aquí nada se escribe a mano — acepta una orden de cambio y el valor del contrato se mueve, registra un pago y Cobrado se mueve.

El desglose debajo de las tarjetas muestra el contrato original, cada orden de cambio aceptada, el valor del contrato revisado, y las órdenes de cambio que siguen pendientes. Los cambios pendientes se listan aparte y no se cuentan en el valor del contrato hasta que el cliente los acepta.

#Estados del Proyecto

Un proyecto se lee como Posible, Activo, En pausa, Completado, Perdido o Archivado. Jobkore elige uno automáticamente a partir de los documentos, y tú puedes cambiarlo a Activo, En pausa, Completado o Perdido — elegir Automático le devuelve la decisión. Posible y Archivado no los pones tú: Posible significa que todavía no se ha fijado un contrato, y Archivado es su propia acción.

El estado automático solo se lee Completado cuando no queda nada por facturar, nada por cobrar y ninguna orden de cambio esperando respuesta. Cualquier cosa menos que eso se lee Activo.

En pausa solo aparece porque tú lo pusiste — nada en los documentos lo produce. Un estado que pones a mano se mantiene hasta que lo cambies o elijas Automático, la primera opción de la lista: un proyecto marcado Completado con una factura sin pagar se queda en Completado, y las cifras de al lado siguen mostrando el saldo.

La lista de Proyectos tiene dos pestañas, Actuales y Archivados, con un buscador arriba. En la pestaña Actuales también puedes filtrar por estado — Todos los Estados, o uno de Posible, Activo, En pausa, Completado y Perdido — y por cliente, en cuanto algún proyecto tenga uno.

#Documentos del Proyecto

Debajo de los números, el proyecto lista sus presupuestos, sus órdenes de cambio y sus facturas, cada uno con su estado y su monto. Es la ruta más rápida de vuelta a un documento cuando te acuerdas del trabajo pero no del número de factura.

Cada fila lleva un icono de papelera que saca ese documento del trabajo. Quita el vínculo y nada más — el presupuesto o la factura conserva su número, su estado y todo lo que se haya pagado, y sigue en tu lista de Presupuestos o Facturas. Lo mismo está en el documento como Quitar del Proyecto; cualquiera de los dos lados funciona.

Dos reglas se derivan de la agrupación. Las órdenes de cambio se numeran por proyecto — CO-001, CO-002 — así que dos proyectos distintos pueden tener cada uno un CO-001. Y la anulación solo se bloquea en la factura que fijó el contrato, porque las órdenes de cambio de ese proyecto están cotizadas contra ella. Consulta Órdenes de Cambio y Facturas.

#Subcontratistas del Proyecto

Si has etiquetado partidas a un subcontratista, el proyecto muestra Comprometido, Pagado y Adeudado para él — las mismas tres cifras de la pantalla de Subcontratistas, acotadas a este proyecto.

Estas cifras son solo tuyas. El nombre de un subcontratista y la tarifa que acordaste con él nunca aparecen en un presupuesto, una factura, un PDF ni un enlace compartido. Consulta Subcontratistas.

#Archivar o Eliminar un Proyecto

Cuando un trabajo está hecho y saldado, archívalo. Sale de tus proyectos actuales y pasa a la pestaña Archivados, y sus documentos no se tocan — cada presupuesto y cada factura se quedan donde estaban, ningún número cambia, y puedes restaurarlo cuando quieras.

Archivar no cierra nada. Si todavía te deben dinero, el saldo y la factura quedan igual.

Un proyecto que creaste por error se puede eliminar del todo, siempre que no se haya archivado nada en él — ni documentos, ni subcontratistas, ni un contrato fijado. La página del proyecto ofrece una sola acción que dice Eliminar mientras el proyecto está vacío y Archivar en cuanto tiene trabajo, así que nunca se te ofrece un final que se lleve algo por delante. Para vaciar un proyecto primero, saca sus documentos uno por uno.